Les documents peuvent être créés sous forme électronique et conservés directement sous leur format électronique (format word, excel, PDF, etc …).

Ils peuvent également faire l’objet d’une impression sur papier, recueillir des ajouts manuscrits (signatures, compléments) et être ensuite numérisés pour conservation sur support électronique.

La numérisation offre alors de nombreux avantages :

Les documents numérisés permettent :

Un gain de temps dans les recherches

Un gain de place dans les bureaux

De conserver plus longtemps la mémoire de l’entreprise

Le partage et la diffusion de l’information

De réaliser d’importantes économies (limitation des budgets papier, photocopieurs, imprimantes).

Les archives numériques ont désormais valeur de preuve :

Depuis la réforme du code Civil par la loi du 13 mars 2000 portant « adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique », le support d’archivage de la preuve n’est plus obligatoirement un support papier mais aussi un support électronique, notamment dès lors que ce support répond au caractère de fidélité et de pérennité énoncés par le Code Civil, ainsi qu’aux exigences futures d’intégrité et d’imputabilité de la preuve.

Cela signifie que l’admission d’un écrit sous forme électronique en tant que preuve au même titre que l’écrit papier est consacré à la double condition :

que puisse être identifié celui dont il émane

et que les conditions dans lesquelles il est établi et conservé en garantissent l’intégrité.

Durée de conservation des documents (cliquez ici pour voir un tableau détaillé).