Classer les pièces comptables

Plusieurs méthodes peuvent être retenues. Il convient d'adopter le type d'organisation le plus adapté à son activité et à ses besoins en suivant les conseils de son expert comptable.

Factures

Il est possible d'en conserver un exemplaire dans un classeur chronologique et un autre dans le dossier du client ou du fournisseur. Si l'entreprise a recours a un procédé de télétransmission pour envoyer ses factures, elle doit conserver les informations émises ou reçues dans leur contenu originel pendant un délai de 6 ans (les trois premières années, sur support informatique et les trois suivantes, sur le support choisi par l'entreprise).

Documents permanents

Certaines pièces justifient des opérations constatées sur plusieurs bilans : facture d'immobilisation (achat de matériel amorti sur 5 ans, par exemple), contrat et échéancier d'un emprunt. Pour les retrouver facilement d'une année sur l'autre et ne pas les mélanger avec les factures de l'exercice en cours, mieux vaut ouvrir des dossiers permanents par catégorie.

Les livres obligatoires

Le livre-journal. C'est un document chronologique. Il enregistre tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour. Tout enregistrement comptable doit notamment préciser l'origine, le contenu ainsi que les références de la pièce justificative correspondante. Lorsqu'il existe des journaux auxiliaires (caisse, ventes...), seuls les totaux mensuels de ces livres sont portés sur le livre-journal.
Le livre d'inventaire. Les données d'inventaire, recueillies au moins tous les 12 mois, doivent être suffisamment détaillées pour justifier le contenu de chaque poste du bilan.
Le grand livre. C'est un document sur lequel les écritures du livre-journal sont ventilées par comptes (compte clients, stocks...). Avant toute utilisation, le livre-journal et le livre d'inventaire doivent être cotés et paraphés par le greffe du tribunal de commerce, sauf s'il s'agit de documents informatiques.

Établir les comptes annuels

Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et l'annexe ; ils forment un tout indissociable. Ils sont établis à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire.
Ces documents ne sont pas obligatoires dans tous les cas. Les exploitants individuels imposés à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC et les sociétés civiles de moyens, soumises au régime simplifié d'imposition, sont dispensés de produire un bilan si leur chiffre d'affaires n'excède pas :
- 54 000 € pour les prestataires de services ;
- 153 000 € depuis janvier 2002 (1 MF jusqu'en décembre 2001) pour les autres activités.
Il ne s'agit que d'une faculté. L'entreprise peut donc, si elle le souhaite, déposer le tableau 2033-A à l'appui de sa déclaration. Ces mêmes entreprises peuvent aussi opter, sur la déclaration de résultats, pour la tenue d'une comptabilité supersimplifiée. Dans ce cas, les obligations comptables sont allégées (voir tableau ci-dessous).